Im täglichen Kundenservice erleben wir unterschiedlichste Momente: Manchmal läuft etwas nicht nach Plan, eine Lieferung verzögert sich oder Produkte werden beschädigt. In solchen Situationen wollen wir unseren Kund:innen zeigen, dass wir sie verstehen und ihre Treue schätzen. Ein kleines Geschenk oder ein Gutschein kann Wunder wirken, um ein negatives Erlebnis ins Positive zu drehen.
Damit wir diese Mittel jedoch nachhaltig und fair einsetzen, braucht es das richtige Augenmaß. Wir möchten Entschädigungen gezielt dort nutzen, wo sie wirklich etwas bewirken, ganz nach dem Motto „So viel wie nötig, so wenig wie möglich“.
Dieser Leitfaden hilft dir dabei, im Alltag die richtige Balance zwischen wahrer Wertschätzung für den/die Kund:in und verantwortungsvollem Umgang mit unseren Ressourcen zu finden.

Grundprinzipien

Kleine Aufmerksamkeiten
Bei kleineren Fehlern, die die Kund:in leicht verärgern, darf ein kleines Geschenk in den Warenkorb gelegt werden z. B. Schokolade oder Ähnliches.

Voucher-Ausstellung
Bis zu 10 € dürfen eingesetzt werden, wenn der/die Kund:in stark verärgert ist und Picnic einen spürbaren Fehler gemacht hat.

Leitgedanke
Kund:innenzufriedenheit nachhaltig steigern und Kosten verantwortungsvoll steuern.
Entscheidungsmatrix
Wann nutze ich was?
| Situation | Auswirkung | Szenario | Maßnahme |
|---|---|---|---|
| Standardproblem | Beschädigtes Produkt | Die Käseverpackung ist offen | Normale Rückerstattung |
| Leichte Verärgerung | Kleiner Fehler mit leichtem Ärgernis | Leicht unfreundlicher Kontakt, Missverständnis bei der Lieferung | Kleine Aufmerksamkeit (z. B. Herzwaffeln in den Warenkorb) |
| Mittlere Verärgerung | Fehler mit höherem Ärgernis | Kommunikationsfehler unsererseits, falsche Informationen | Voucher bis zu 5 € prüfen |
| Starke Verärgerung | Nachweislicher, spürbarer Fehler von Picnic | Stark verschmutzter Flur durch ausgelaufene Produkte, unnötiger Hub-Besuch, Lieferfehler mit großem Aufwand | Voucher bis zu 10 € prüfen |
| Hoher Schaden oder außergewöhnliche Härtefälle | Gutschein-Eskalation | Sehr hoher Entschädigungsbedarf über 10 € | 10,01 – 50,00 € an den Shifthero-Skill transferieren Über 50,00 € an Manager transferieren |
⚠ Wichtig
Voucher sind immer die letzte Maßnahme, nachdem alle anderen Lösungen (Entschuldigung, kleine Aufmerksamkeit) definitiv nicht ausreichen.
Kein Doppel-Gutschein: Hat der Kunde bereits automatisch einen Gutschein erhalten (z. B. per Journey-Mail bei Trip-Ausfall oder Verspätung), darf kein manueller Voucher mehr ausgestellt werden.

Nutze dein Urteilsvermögen und bleibe innerhalb des Rahmens. Für kleinere Probleme reicht z.B. ein 5 €-Gutschein. Solltest du dir unsicher sein, kannst du auch immer gerne den jeweiligen Shifthero im Hangout fragen.
Freundschaftscodes /
MGM (Member Get Member)
Regeln für Freundschaftscodes:
- Darf mit Personen geteilt werden, die nicht im selben Haushalt wohnen.
- Gilt nur bei der Erstbestellung.
- Pro Person maximal 50-mal teilbar.
Prozess bei Problemen mit dem Code:
- Geworbene Person
(Gutschein funktioniert bei Erstbestellung nicht)
👉 Gutschein manuell ausstellen. - Werbende Person
(Gutschein für Weitergabe nicht erhalten/funktioniert nicht)
👉 Gutschein manuell ausstellen (vorausgesetzt, der Code wurde noch nicht 50-mal eingelöst). - Personen im selben Haushalt
👉 Erhalten einen Gutschein von uns.


Gifts
Im folgenden Sheet sind alle aktuellen Geschenke aufgelistet, die unsere Kund:innen zu ihren ersten Bestellungen oder zu besonderen Aktionen von uns erhalten.
Hier geht’s zum Overview Sheet ❱
Externe Partner-Kampagnen
Für die folgenden Partner-Aktionen ist keine manuelle Maßnahme erforderlich. Diese Übersicht dient als vorsorgliche Orientierung, damit ihr bei Rückfragen schnell nachvollziehen könnt, über welche Kanäle Kund:innen auf unsere Angebote aufmerksam geworden sind.

| Partner / Kampagne | Gutscheinwert | Format & Herkunft | Gültigkeit / Start |
|---|---|---|---|
| B-MY (Koblenz & München) | 15 € (Erstbesteller:in) | B-MY Gutscheinbuch 2027 (Print & App) | Ab Ende Oktober / November 2026 |
| Babelli | 20 € (Erstbesteller:in) | Schwangerschafts-App (Newsletter & E-Mail) | Oktober 2026 bis Februar 2027 |
| BabyOne Willkommensbox | 25 € (Erstbesteller:in) | Couponheft in der Willkommensbox aus Filialen | Ab Mitte Oktober 2026 |
| POI-Pilot (BabyWalz & Praxen) | 20 € (Erstbesteller:in) | Gedruckte Flyer in Arztpraxen & BabyWalz-Filialen | Aktuell laufend |
| Münchner Familienpass | 20 € (Erstbesteller:in) | Digitale App des Münchner Familienpasses 2027 | Ab 2027 |
Details zu den externen Partner-Kampagnen
📕 B-MY Koblenz & München
- Wert:
15 € Erstbesteller:in-Gutschein - Herkunft:
Regionales B-MY Gutscheinbuch 2027 für Koblenz und München sowie in der B-MY App. - Laufzeit:
Erscheint am 31. Oktober 2026, physische Bücher werden ab November verteilt. - Besonderheit:
Nur jeweils in München bzw. Koblenz gültig. - 👉 Slack-Details zu B-MY (1) | Slack-Details zu B-MY (2)
🤰 Babelli
- Wert:
20 € Erstbesteller:in-Gutschein - Herkunft:
Schwangerschaftsbegleiter-App Babelli (Bewerbung über E-Mails, Newsletter und App). - Laufzeit:
Oktober 2026 bis Februar 2027. - Besonderheit:
Kund:innen gelangen über einen Link direkt auf eine spezielle Picnic Baby-Landingpage. - 👉 Slack-Details zu Babelli
🎁 BabyOne Willkommensbox
- Wert:
25 € Erstbesteller:in-Gutschein - Herkunft:
Gedrucktes Couponheft in der kostenlosen BabyOne Willkommensbox (in Filialen abholbar). - Laufzeit:
Voraussichtlich ab Mitte Oktober 2026. - Besonderheit:
Jeder gedruckte Coupon enthält einen individuellen Code. - 👉 Slack-Details zu BabyOne
👶 Baby-fokussierter POI-Pilot (BabyWalz & Praxen)
- Wert:
20 € Erstbesteller:in-Gutschein - Herkunft:
Flyer in Acryldisplays bei ca. 70 Standorten (Kinderärzte, Hebammen, Geburtshäuser) im Raum München sowie in 4 BabyWalz-Filialen (Bremen, Haar bei München, Hamburg, Mannheim). - Besonderheit:
Enthält individuelle Gutscheincodes und QR-Codes zur Landingpage. Der Pilot umfasst 6.500 Flyer. - 👉 Slack-Details zum POI-Pilot
📱 Münchner Familienpass 2027
- Wert:
20 € Erstbesteller:in-Gutschein - Herkunft:
App-basierter Münchner Familienpass 2027. - Besonderheit:
Der Code ist nur innerhalb der geschützten Buchungsplattform für Pass-Inhaber sichtbar und nicht im öffentlichen Infoheft. - 👉 Slack-Details zum Familienpass